VOG verplichting per 1-1-2025
Als studiebegeleidingsinstituut zijn er verschillende manieren om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor uw medewerkers aan te vragen, elk met bijbehorende kosten:
- U kunt als werkgever de VOG-aanvraag digitaal voor uw medewerker klaarzetten via het online portaal MijnJustis. Hiervoor heeft uw organisatie eHerkenning niveau 2+ (EH2+) nodig met de machtiging ‘VOG: aanvraag Verklaring omtrent het Gedrag’. Nadat u de aanvraag heeft klaargezet, ontvangt uw medewerker een e-mail om de aanvraag te voltooien en te betalen via DigiD en iDEAL. De kosten voor deze digitale aanvraag bedragen €33,85. Justis biedt geen kortingen voor bulk- of meerdere aanvragen.
Als digitale aanvraag niet mogelijk is, kunt u een schriftelijke aanvraag doen. U vult als werkgever het aanvraagformulier in en overhandigt dit aan uw medewerker. De medewerker dient vervolgens persoonlijk het formulier in bij de gemeente waar hij of zij staat ingeschreven en betaalt daar de kosten van €41,35.
Er zijn commerciële partijen die het aanvraagproces voor u kunnen faciliteren. Deze diensten brengen vaak extra kosten in rekening bovenop de standaard leges. Bijvoorbeeld, VOG-aanvraag.nl rekent een totaalbedrag van €46,35, waarbij €12,50 aan servicekosten wordt toegevoegd aan de standaard €33,85 voor de digitale aanvraag.
Let op dat vanaf 1 januari 2025 een VOG wettelijk verplicht is voor alle medewerkers in het aanvullend onderwijs, zoals bijles, huiswerkbegeleiding en examentraining.
Vanaf 1 januari 2025 is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht voor medewerkers in het aanvullend onderwijs die in contact komen met leerlingen. Deze verplichting geldt zowel voor personeel dat op scholen lesgeeft als voor medewerkers binnen uw eigen bedrijf die aanvullend onderwijs aanbieden. Het doel is om een veilige leeromgeving voor alle leerlingen te waarborgen.
De VOG-verplichting is van toepassing in de volgende situaties:
- Werkzaamheden binnen het schoolgebouw: Als uw medewerkers tijdens of direct aansluitend op de onderwijstijd in het schoolgebouw aanvullend onderwijs verzorgen, moeten zij over een geldige VOG beschikken.
vo-raad.nl
- Werkzaamheden buiten het schoolgebouw onder verantwoordelijkheid van de school: Wanneer uw bedrijf aanvullend onderwijs aanbiedt buiten het schoolgebouw, maar onder verantwoordelijkheid van het schoolbestuur (bijvoorbeeld als de school de kosten draagt), is een VOG eveneens verplicht voor uw medewerkers.
vo-raad.nl
Als uw bedrijf aanvullend onderwijs aanbiedt zonder directe samenwerking met scholen of zonder dat het onder verantwoordelijkheid van een schoolbestuur valt, is de VOG-verplichting niet wettelijk verplicht. Het is echter aan te raden om ook in deze situaties een VOG te verlangen van uw medewerkers, om de veiligheid en betrouwbaarheid binnen uw organisatie te waarborgen.
Het bevoegd gezag van de school heeft de plicht om de originele VOG’s van externe medewerkers te controleren op echtheid en een afschrift te bewaren in de administratie. Deze controle moet plaatsvinden voordat de werkzaamheden starten en de VOG mag op dat moment niet ouder zijn dan 26 weken.
Voor uw eigen administratie is het verstandig om een vergelijkbaar beleid te hanteren, zodat u kunt aantonen dat uw medewerkers voldoen aan de gestelde eisen en om een veilige leeromgeving te garanderen.
Als werkgever kunt u het aanvraagproces voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) grotendeels faciliteren, maar volledige afronding zonder betrokkenheid van de medewerker is niet mogelijk. De medewerker moet altijd zelf de aanvraag verifiëren en afronden.
Digitale aanvraag via eHerkenning: U kunt de VOG-aanvraag digitaal voor uw medewerker klaarzetten via het online portaal van Justis. Hiervoor heeft uw organisatie eHerkenning niveau 2+ (EH2+) nodig. Nadat u de aanvraag heeft klaargezet, ontvangt de medewerker een e-mail om de aanvraag te controleren, aan te vullen en te betalen met DigiD en iDEAL. De kosten voor deze digitale aanvraag bedragen €33,85.
justis.nl
Schriftelijke aanvraag via de gemeente: Als digitale aanvraag niet mogelijk is, kunt u een papieren aanvraagformulier invullen en aan uw medewerker overhandigen. De medewerker dient dit formulier persoonlijk in bij de gemeente waar hij of zij staat ingeschreven en betaalt daar de kosten van €41,35.
justis.nl
In beide gevallen is de medewerking van de medewerker essentieel voor het succesvol afronden van de VOG-aanvraag.